Coordination numérique avec le groupe cible

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Contexte de départ

Le Centre de Loisirs de Neuchâtel propose un large éventail de portes ouvertes, d’ateliers, de projets culturels et de travail de jeunesse mobile dans l’espace public. Depuis la fusion avec « Jeunesse de la Côte », l’organisation a considérablement grandi et gère aujourd’hui de nombreuses offres parallèles sur différents sites.

Avec cette croissance, les exigences en matière de coordination, de communication et d’administration ont augmenté :

• Les offres doivent être gérées et communiquées de manière claire.
• Les informations doivent être accessibles en même temps aux collaborateur·rice·s, aux jeunes et aux parents.
• La structure interne est devenue plus complexe, ce qui rend nécessaire un outil de gestion numérique centralisé pour les multi-activités.

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Objectifs 

Le Centre de Loisirs de Neuchâtel souhaite être perçu comme une institution de jeunesse innovante, connectée et participative, qui utilise les outils numériques de manière judicieuse afin de promouvoir la diversité, la participation et la transparence auprès des jeunes, des parents et des professionnels.

Un outil de gestion doit regrouper efficacement les inscriptions et les processus internes des nombreuses activités du centre, faciliter la coordination et la communication, offrir un accès simple à l’information et garantir une utilisation sûre et transparente pour les jeunes.

Les groupes cibles bénéficient différemment du nouvel outil de gestion : les jeunes obtiennent un meilleur accès à l’information et des possibilités de co-construction, les parents profitent d’une vue d’ensemble claire des offres, et l’équipe peut travailler plus efficacement et être soulagée au quotidien.

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Évaluation de différents outils

Dans le cadre du projet E_Space, le Centre de Loisirs, en collaboration avec Jugendarbeit.digital, a évalué différents outils possibles :

• Jugendapp
• Noethys
• Une solution propre avec WordPress
• Microsoft Teams avec Microsoft Forms
• OpenProject

Les outils ont été évalués selon les critères suivants :

• Amplitude fonctionnelle : l’outil peut-il répondre aux besoins pratiques de tous les groupes d’utilisateur·rice·s ?
• Facilité d’utilisation : est-il simple et intuitif pour les jeunes et les professionnel·le·s ?
• Coût : quel est le coût de mise en place ? Quel est le coût d’exploitation ?
• Durabilité : l’outil peut-il être utilisé à long terme ? Est-il évolutif ? Peut-il être adapté ?
• Protection des données et souveraineté numérique : le Centre de Loisirs garde-t-il le contrôle des données ? Quelles dépendances vis-à-vis des fournisseurs en résultent ?

Outil	Amplitude fonctionnelle	Facilité d’utilisation	Coût	Durabilité	DatProtection des données
Jugendapp	Bonnes possibilités de participation, peu de fonctionnalités pour l’administration	Simple pour les jeunes, formation nécessaire pour les professionnels	CHF 1000.–/an, mise en place selon effort	À long terme pilotable via structure associative	Infrastructure indépendante, contrôle total des données
Noethys	Toutes les options administratives nécessaires	Utilisation complexe, nécessite application de bureau	Gratuit	Logiciel ancien, avenir incertain	Contrôle total des données car stockées localement
WordPress	Toutes les options administratives nécessaires	Utilisation simple	Exploitation quasi gratuite, mise en place avec effort considérable	Indépendant, utilisable indéfiniment mais nécessite budget pour mises à jour	Indépendant
Microsoft Plateforme	Toutes les options administratives nécessaires	Partiellement simple car connu, partiellement très complexe	Environ CHF 3000/an, CHF 7000 pour la mise en place	Dépendance à Microsoft	Protection des données insuffisante
OpenProject	Bien adapté autravail de projet participatif, pas de fonctions administratives pour inscriptions etc.	Relativement simple, nécessite introduction pour l’administration	Gratuit	Indépendant	Indépendant

Choix de l’outil

Après l’évaluation, le Centre de Loisirs a opté pour une solution combinant deux outils.

Pour l’inscription aux événements et l’administration des contacts, un système basé sur la plateforme Microsoft a été choisi. Malgré les préoccupations liées à la protection des données, il s’agissait, d’un point de vue pragmatique, de la solution la plus efficace. Il peut être exploité de manière totalement autonome par les collaborateur·rice·s du Centre de Loisirs avec un peu de soutien, il coûte relativement peu et offre un potentiel fonctionnel très large.

Cependant, pour la collaboration avec les jeunes, la plateforme Microsoft est sous- optimale. Les jeunes auraient besoin d’un compte Microsoft. Dans la pratique, cela pose souvent des obstacles, notamment si les jeunes possèdent déjà des comptes Microsoft d’autres organisations (par ex. de l’école). Des messages d’erreur peu clairs apparaissent alors fréquemment lors de la connexion. De plus, dans le contact direct avec les jeunes, les préoccupations en matière de protection des données sont plus pertinentes, car les jeunes peuvent échanger avec les animateur·rice·s socio- éducatif·ve·s des données personnelles potentiellement très sensibles (par ex. lors de conseils).

C’est pourquoi, en complément de Microsoft, OpenProject a été installé sur l’infrastructure serveur de Jugendarbeit.digital. Cela permet de coordonner le travail de projet en équipe avec les jeunes (par ex. via des Kanban-Boards). Les comptes y sont faciles à gérer et les fonctionnalités se limitent aux besoins essentiels de la gestion de projet, mais restent extensibles pour l’avenir.

Le Centre de Loisir a opté, après l’évaluation, pour une solution reposant sur deux outils.

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Contact

L’évaluation et l’introduction des outils ont été réalisées dans le cadre du projet e_space.

Contact du chef de projet au Centre de Loisirs de Neuchâtel:

Jan Zimmermann, jan@cdlneuchatel.ch