Digitale Koordination mit verschiedenen Zielgruppen in Neuenburg

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Ausgangslage 

Das Centre de Loisirs de Neuchâtel bietet ein breites Spektrum an Offenen Türen, Workshops, kulturellen Projekten und mobiler Jugendarbeit im öffentlichen Raum. Seit der Fusion mit der «Jeunesse de la Côte» ist die Organisation stark gewachsen und betreut heute zahlreiche parallele Angebote an verschiedenen Standorten. 

Mit diesem Wachstum stiegen die Anforderungen an Koordination, Kommunikation und Administration: 

• Angebote müssen übersichtlich verwaltet und kommuniziert werden. 
• Informationen sollen gleichzeitig für Mitarbeitende, Jugendliche und Eltern zugänglich sein. 
• Die interne Struktur ist komplexer geworden, was ein zentrales digitales Management-Tool für Multiaktivitäten notwendig macht. 

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Ziele 

Das Centre de Loisirs de Neuchâtel möchte als innovative, vernetzte und partizipative Jugendeinrichtung sichtbar sein, die digitale Tools sinnvoll nutzt, um Vielfalt, Teilhabe und Transparenz für Jugendliche, Eltern und Fachpersonen gleichermassen zu fördern.

Ein Management-Tool soll Anmeldungen und interne Abläufe für die zahlreichen Aktivitäten des Zentrums effizient bündeln, die Koordination und Kommunikation erleichtern, niederschwelligen Zugang zu Informationen schaffen und eine sichere, transparente Nutzung für Jugendliche gewährleisten.

Die Zielgruppen profitieren unterschiedlich vom neuen Management-Tool: Jugendliche erhalten besseren Zugang zu Informationen und Möglichkeiten zur Mitgestaltung, Eltern profitieren von einem klaren Überblick über Angebote, und das Team kann effizienter arbeiten und wird im Alltag entlastet.

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Evaluation unterschiedlicher Tools

Im Rahmen von E_Space hat das Centre de Loisirs gemeinsam mit Jugendarbeit.digital verschiedene mögliche Tools evaluiert:

• Jugendapp
• Noethys
• Eigene Lösung mit WordPress
• Microsoft Teams mit Microsoft Forms
• OpenProject

Die Tools wurden nach folgenden Kriterien evaluiert:

• Funktionsumfang: Kann das Tool die praktischen Bedürfnisse aller Anspruchgruppen erfüllen?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Nutzung für die Jugendlichen und Fachpersonen einfach und intuitiv?
• Kosten: Was kostet es für den Aufbau? Was kostet der Betrieb?
• Nachhaltigkeit: Kann das Tool längerfristig genutzt werden? Ist es ausbaufähig? Kann es angepasst werden?
• Datenschutz und digitale Souveräntität: Hat das Centre de Loisir die Kontrolle über die Daten? Welche Abhängigkeiten von Anbietern entstehen?

Tool	Funktionsumfang	Benutzerfreundlichkeit	Kosten	Nachhaltigkeit	Datenschutz
Jugendapp	Gute Beteiligungsmöglichkeiten, wenig Features for Administration	Für Jugendliche einfach, für Fachpersonen mit Schulungsaufwand	CHF 1000.–/Jahr Aufbau nach Aufwand	Längerfristig über Vereinsstruktur mitsteuerbar	Eigenständige Infrastruktur, vollständige Kontrolle über Daten
Noethys	Alle notwendigen Adminoptionen	Komplexe Bedienung, Bedarf Desktopapplikation	Kostenlos	Alte Software, Zukunftsperspektive fragwürdig	Kontrolle über Daten, da lokal gespeichert
WordPress	Alle notwendigen Adminoptionen	Einfach in der Bedienung	Betrieb fast kostenlos, Aufbau mit erheblichem Aufwand	Eigenständig, unbegrenzt betriebsfähig, aber braucht Budget für Updates	Eigenständig
Microsoft Plattform	Alle notwendigen Adminoberfläche	z.T. einfach da allgemein bekannt, z.T. sehr kompliziert Einfach im Aufbau	Ca CHF 3000/Jahr, CHF 7’000 für den Aufbau	Abhängigkeit von Microsoft	Datenschutz ungenügend
OpenProjects	Gut für partizipative Projektarbeit, keine Adminmöglichkeiten für Anmeldungen u.ä.	Relativ einfach, braucht für Administration Einführujng	Kostenlos	Unabhängig	Eigenständig

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Auswahl des Tools

Das Centre de Loisir hat sich nach der Evaluation für eine Lösung mit zwei Tools entschieden.

Für die Anmeldung zu Veranstaltungen und Administration der Kontakte wurde ein System mit der Microsoft-Plattform gewählt. Trotz Bedenken beim Datenschutz war das die pragmatisch betrachtet zielführendste Lösung. Es kann mit etwas Unterstützung vollkommen selbständig durch Mitarbeiter:innen im Centre de Loisir betrieben werden, es kostet relativ wenig und bietet einen potenziell sehr grossen Funktionsumfang.

Bei der Zusammenarbeit mit den Jugendlichen ist die Microsoft-Plattform jedoch suboptimal. Die Jugendlichen bräuchten ein Microsoft-Login. Das ist in der Praxis oft mit Hürden verbunden, v.a. wenn Jugendliche bereits Microsoft-Konten anderer Organisationen (z.B. aus der Schule haben). Oft tauchen dann beim Login unklare Fehlermeldungen an. Ausserdem sind im direkten Kontakt mit Jugendlichen die Datenschutzbedenken relevanter, da die Jugendlichen mit den Jugendarbeitenden potenziell hochsensible Personendaten austauschen (z.B. bei Beratungen).

Daher wurde, zusätzlich zu Microsoft, OpenProject auf der Server-Infrastruktur von Jugendarbeit.digital installiert. So kann in Teams mit Jugendlichen die Projektarbeit koordiniert werden (z.B. über Kanban-Boards). Die Account sind hier einfach zu verwalten und der Funktionsumfang beschränkt sich auf die notwendigen Funktionen für Projektverwaltung, ist aber für die Zukunft erweiterbar.

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Kontakt

Die Evaluation und Einführung der Tools sind im Rahmen des Projekts E_Space entstanden.

Kontakt zum Projekleiter im Centre de Loisirs de Neuchâtel:

Jan Zimmermann, jan@cdlneuchatel.ch